அலுவலக முகாமைத்துவம் 

எந்தவொரு நிறுவன அமைப்பினதும் செயற்பாட்டு மையம், மூளை, நரம்பு என்று பல பெயர்களால் அலுவலகம் விவரிக்கப்படுகின்றது. இன்றைய அலுவலகச் செயல் நடவடிக்கைகள் உலகமயமாக்குதல் கொள்கைக்கிணங்கப் பெரிதும் விரிவுபடுத்தப்பட்டுள்ளது. மேலும் அலுவலகம் என்பது நிறுவன அமைப்பிலிருந்து பிரிக்கப்படமுடியாத பகுதியாக மாறி உள்ளது. நவீன அலுவலகங்கள் அறிவியல் கொள்கைகளின் அடிப்படையில் உருவாக்கப்பட்டுள்ளன. மேலும் அதன் முகாமைத்துவமும் நிர்வாகமும் தொழில் நுணுக்கங்களை உணர்ந்த அலுவலக முகாமையாளர்களின் கையில் இருப்பதால் மும்முனைப் போட்டிகளுக்கிடையே நிறுவனத்தை நிலைநிறுத்தி தக்க வைக்க முடிகின்றது.

அலுவலகம் என்பது வியாபார நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்ளும் ஒரு இடமாகும். அங்கு எழுத்துப் பணிகளும், நிர்வாகப் பணிகளும் நிறைவேற்றப்படுவதன் மூலம் நிறுவனத்தின் அனைத்து பணிகளும் ஒருங்கிணைக்கப்பட்டு கட்டுப்படுத்தப்படுகின்றது. ஒரு முழுமையான அலுவலகம் என்பது நிறுவனத்தின் செயற்பாட்டுக்கான கொள்கைகளை உருவாக்கி தகவல்களை முறைப்படுத்தி அறிவிக்கின்றது. அத்துடன் பதிவுகளைப் பேணி கடிதங்களைக் கையாள்வதுடன் கட்டளைகளை நிறை வேற்றி வரவு செலவுகளை முகாமை செய்கின்றது. அதுமட்டுமின்றி செய்திகளைப் பதிவு செய்து முறைப்படுத்திப் பாதுகாத்து நிறுவனத்தின் தற்போதைய மற்றும் எதிர்கால செயற்பாடுகளுக்குப் பயன்படுத்த உதவுகின்றது.

எந்தவொரு நிறுவனத்திலும் முக்கியமாகக் காணப்படும் ஒரு பகுதியாக அலுவலகம் என்பது அமைந்திருக்கும். இது நிறுவனத்தின் பல்வேறு நடவடிக்கைகளிலும் அந்நிறுவனத்தின் நோக்கம் மற்றும் செயற்பாடுகளை ஒருங்கிணைப்பதற்கென நிறுவப்படுகின்றது. அலுவலக முகாமைத்துவம் என்பது நிறுவனத்தின் நோக்கங்களை திறமையாகவும் பொருளாதார ரீதியாகவும் அடைந்து கொள்ள ஈடுபாட்டுடன் செயற்படுவதுடன் அவ் அலுவலகத்தினது ஊழியர்களின் செயற்பாடுகளைத் திட்டமிடுதல், ஒழுங்கமைத்தல், வழிகாட்டுதல், தொடர்புபடுத்தல், இயக்குதல், ஒருங்கிணைத்தல் மற்றும் கட்டுப்படுத்துதல் ஆகியவற்றைக் குறிக்கின்றது.

அலுவலகமே நிறுவனத்தின் நடவடிக்கைகளுக்கு முக்கியத்துவமிக்கதாகச் செயற்படுகின்றது. நிறுவனத்தின் அனைத்து நடவடிக்கைகளும் ஒருங்கிணைக்கப்பட்டு, கட்டுப்படுத்தப்பட்டு, செயற்படுத்தப்படுவது அலுவலகத்தினாலேயே ஆகும். அனைத்து முடிவுகளையும் ஆராய்ந்து நடவடிக்கைகளுடன் ஒருங்கிணைக்கின்றது. கீழ்வரும் காரணங்களால் அலுவலகத்தின் முக்கியத்துவத்துவம் உணரப்படுகின்றது.

• அலுவலகம் தகவல் களஞ்சியமாக செயற்படுகின்றது - நிறுவனத்தின் அனைத்து வகையான தகவல்களும், செய்திகளும் அலுவலகத்தில் காணப்படும்.

• அலுவலகம் தொடர்பாடல் மையமாக செயற்படுகின்றது- நிறுவனத்திற்கு வரும் தகவல்கள் நிறுவனத்திலிருந்து வெளியே அனுப்பப்படும் தகவல்கள், நிறுவன முகாமையிலிருந்து ஊழியருக்கான தகவல் மற்றும் அலுவலகம் ஊடாகவே பரிமாற்றப்படுகின்றது. ஊழியர்களிடமிருந்து முகாமையாளருக்கான தகவல்கள் அனைத்தும் அலுவலகம் ஊடாகவே பரிமாற்றப்படுகின்றது.

• ஒருங்கிணைப்பு மையம் - அலுவலகம் அனைத்துத் துறைகளையு இணைக்கும் பாலமாக செயற்படுகின்றது. உற்பத்தி, நிதி, ஊழியர் மற்றும் சந்தை போன்ற அனைத்துத் துறைகளையும் ஒருங்கிணைக்கின்றது.

• முகாமைக் கட்டுப்பாட்டிற்கு உதவுகின்றது - தேவைப்படும் செய்திகளைத் திரட்டிப், பதிவு செய்து, தகுதி வாய்ந்த கட்டுப்பாட்டிற்கு உட்படுத்துவது அலுவலகத்தின் பணியாகும்.

• ஊழியர்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை - சம்பளப் பட்டியல் தயாரித்தல், ஊழியர்களின் நலத் திட்டங்களாகிய ஊழியர் சேமலாப நிதி மற்றும் ஓய்வூதியம் போன்ற திட்டங்களை மேற்கொள்வதுடன் முகாமைக்கும் ஊழியர்களுக்குமிடையே உறவுகளைப் பேணுவதும் அலுவலகமேயாகும்.

• வாடிக்கையாளர்கள் தேவைகளை நிறைவு செய்தல் - வாடிக்கையாளர்களின் விசாரணைகள், கட்டளைகள் மற்றும் புகார்கள் அலுவலகத்தின் நேரடிக் கவனிப்பில், தனித்தொடர்பு மேற்கொள்வதன் மூலம் நிறைவேற்றப்படுகின்றது.

• நிறுவனத்தின் சொத்துக்களைப் பாதுகாத்தல் - அலுவலகமானது நிறுவனத்தின் சொத்துக்கள் மற்றும் உடமைகளை வருடாந்தம் கணக்கெடுப்பினை மேற்கொள்வதன் மூலம் பேணிப்பாதுகாத்து வருகின்றது.

• அரசு மற்றும் பொதுமக்கள் தொடர்பான இன்றியமையாமை - ஒரு நிறுவனம் இன்று சமுதாய நிறுவனமாக உள்ளது. எனவே பல்வேறு அரசாங்கத் துறைகளுக்கும் நிறுவனத்திற்குமிடையே மற்றும் பொதுமக்களுக்கும் நிறுவனத்திற்குமிடையே இணைப்பாக செயல்படுவதுடன் நிறுவனத்தைப் பற்றிய நல்ல எண்ணத்தை மக்களிடையே உருவாக்கும் பொறுப்பினையும் கொண்டுள்ளது.

அலுவலக நடைமுறைகள்

அலுவலகங்கள் ஒவ்வொரு நிறுவனத்தினதும் பல்வேறு தேவைகளை நிறைவேற்றும் பொருட்டு அமைக்கப்படுகின்றன. எனவே நிறுவனங்கள் தமது அலுவலகப்பணிகளை பிரிவுகளாகப்  பிரித்துக் கொள்வதுடன் பிரிவுகளுக்கு அடையாள எண் கொடுக்கப்படவேண்டும். அத்துடன் கையாளப்படும் விடயம் மற்றும் ஊழியர்கள் அடங்கிய பட்டியல் தயார் செய்யப்பட வேண்டும். ஒவ்வொரு பிரிவும் ஒவ்வொரு பிரிவுத்தலைவரின் கீழ் செயற்படுத்தப்படும் அதேவேளை அலுவலகமானது ஒரு அதிகாரியின் கீழ் செயற்படுத்தப்படல் வேண்டும். அலுவலகம் சீராக செயற்படுவதற்கு அவ் அலுவலக அதிகாரியே பொறுப்பாவார் என்பதுடன் அலுவலகப்பணிகள் காலதாமதம் இல்லாமல் நடைபெறுவதையும் அவர் உறுதி செய்யவேண்டும்.

அலுவலகத்திற்குக் கிடைக்கும் தகவல்கள் கோவைகள் என்பவை பதிவேடுகள் மற்றும் கணனியிலும் பதிவு செய்யப்பட்டுப் பேணப்படும். அலுவலகத்தில் தினசரி வரும் கடிதங்கள், கோரிக்கைளைப் பிரித்து பதிவு செய்வது, தொடர்புடைய பிரிவுகளுக்குச் சேர்ப்பது, இவைகளின் மேல் தேவையான நடவடிக்கை எடுப்பது, குறிப்புக்களை மேலதிகாரிக்கு சமர்ப்பித்து, அவர்களின் ஆணையினைப் பெறுவது, பின்பு அவற்றுக்குத் தேவையான கடிதங்களை எழுதி ஒப்புதல் பெறுவது, அனுப்புவது போன்ற பல செயற்பாடுகளை உள்ளடக்கியது அலுவலக நடைமுறை ஆகும். அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு கடிதமும் வரிசையாக எண்ணிடப்படும். இம்முறையானது எக்கடிதமும் தவறாமல் கவனிக்கப்படல் வேண்டும் என்பதை உறுதி செய்கின்றது. எண்ணிடப்பட்ட கடிதங்கள் பகிர்மாணப் பதிவேட்டில் (Distribution Register) பதியப்பட வேண்டும். இப்பதிவேடு இக்கடிதங்கள் எந்தப்பிரிவிற்கு, எந்தப்பிரிவு அலுவலருக்கு ஒதுக்கப்படுகின்றது என்னும் தகவல்களைக் கொண்டிருக்கும். ஒவ்வொரு அலுவலரும் தாம் கையாளும் கடிதங்களுக்கான தகவல்களைப் 'பிரத்தியேகப் பதிவேடு” (Personal Register) என்னும் பதிவேட்டில் பதிய வேண்டும். புதிய கடிதமாக இருந்தால் புதிய கோப்பிலும், கடிதம் ஏற்கனவே கையாளும் கோப்பு தொடர்பாக இருந்தால், அக்கோப்பிலும் இணைத்து நடவடிக்கை எடுக்கப்படல் வேண்டும்.

கோவைப்படுத்தல்

அலுவலகம் ஒன்றில் கோவைப்படுத்தல் என்பது மிகவும் முக்கியமான ஒரு செயற்பாடாகும். கோவைப்படுத்தல் என்பது பதிவுகளை ஒழுங்குமுறைப்படி அமைத்தலும், வேண்டிய நேரத்தில் இலகுவாக எடுக்கக்கூடிய விதத்தில் அவற்றிற்கு இலக்கமிடுதலும், அவற்றைப் பாதுகாத்தலும் ஆகும். அலுவலகம் ஒன்றில் பல்வேறு வகையான கோவைகள் காணப்படலாம்.

கோவையிடலின் படிமுறைகள்

1. சேகரித்தல்
2. பார்வையிடுதல்
3. சுட்டெண் இடுதல்
4. வகைப்படுத்தல்
5. மாற்றுத்தொடர்புகளைக் குறித்தல்

அலுவலகம் ஒன்றில் காணப்படும் கோவைகளின் வகைகள்

1. மத்திய கோவை
2. நடைமுறைக் கோவை
3. உசாத்துணைக் கோவை
4. கொள்கைக் கோவை
5. விடயக் கோவை
6. பெயர்வழிக் கோவை

மத்திய கோவை

குறித்த சில சிக்கலான விடயங்களுக்கு பல துணைக்கோவைகளைத் திறக்க வேண்டியேற்படலாம். பல துணைக்கோவைகளுடன் தொடர்புபட்டதாக ஒரு கோவை பேணப்படும். இதுவே மத்திய கோவை எனப்படும்.

நடைமுறைக்கோவை

இக்கோவையில் குறித்த ஒரு விடயத்துடன் தொடர்புபட்ட, அந்த விடயத்தை நிறைவேற்றும் படிமுறைகள் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். அதாவது ஒரு வேலையை எவ்வாறு ஆரம்பிப்பது, அது எவரெவரூடாகச் செய்யப்படல் வேண்டும், இறுதியாக எடுக்கப்பட வேண்டிய நடவடிக்கை என்ன என்பன இதில் குறிப்பிடப் பட்டிருக்கும். இக்கோவை விடய அலுவலரின்- வேலையை இலகுவாக்கும். அத்துடன் புதிய அலுவலரைப் பயிற்றுவிக்கவும் இது உதவுகின்றது. செயற்பாடுகள் சரியாகவும், முறையாகவும் நடைபெற உதவுகின்றன. வேலை நடைமுறைகளைப் புரிந்து வேலையினை இலகுவாகச் செய்யவும் தேவைப்படும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளவும் இக்கோவை உதவுகின்றது.

உசாத்துணைக் கோவை

குறித்த ஒரு விடயம் தொடர்பான முன்னைய செயற்பாடுகள், சுற்றுநிருபங்கள், நிலையியற்கட்டளைகள், அறிவுறுத்தல்கள் போன்ற அனைத்து விடயங்களையும் இக்கோவை கொண்டிருக்கும்.

கொள்கைக் கோவை

குறிப்பிட்ட விடயம் தொடர்பாக எடுக்கப்பட்ட கொள்கைத் தீர்மானங்கள் மற்றும் அத்தீர்மானம் எடுக்க காரணமான குறிப்புக்கள், கடிதப்பிரதிகள் போன்றன இக்கோவையில் பேணப்படும்.

விடயக்கோவை

ஒவ்வொரு தனித்தனி விடயங்கள் தொடர்பான கடிதங்கள், ஆவணங்கள் போன்றவற்றை தனித்தனியாகப் பேண இக்கோவைகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. ஆரம்பிக்கப்படும் கோவைகளைக் குறிக்கும். அதாவது அலுவலகத்தில் ஒவ்வொரு விடயத்திற்கும் தனித்தனியாக விடயக்கோவை பேணப்படும்.

பெயர்வழிக் கோவை

நிறுவனத்தில் பணிபுரியும் ஒவ்வொரு ஊழியர்கள் தொடர்பான இக்கோவையில் பேணப்படும். அனைத்து விபரங்களும் (அவரின் முதல் நியமனக்கடிதம், அவர் தொடர்பான விபரங்கள், அவர் எழுதிய மற்றும் அவருக்கு எழுதப்பட்ட கடிதங்கள்)

கோவையிடலில் தவறுகளை ஏற்படுத்தும் காரணிகள் 

1. தலையங்கம் மிக நீண்டதாக இருத்தல்
2. குழப்பமான முறையில் பெயரிடல்
3. கோவையில் அதிகமான ஆவணங்களைச் சேர்த்தல் ஒரு கோவைக்குள் மற்றொரு கோவையைப் புகுத்துதல்
4. ஒருகோவை வைக்குமிடங்களில் (File Pocket) அதிக கோவைகளை வைப்பதன் மூலம் நெருக்கத்தை ஏற்படுத்துதல்.
5. கோவைகளில் ஆவணங்களைச் சரியான முறையில் கட்டத்தவறுதல்.

கோவையிடல் முறையின் முக்கிய அம்சங்கள்

1. இறுக்கமாக இருத்தல் வேண்டும்.
2. ஆவணத்தேடுதலின் போது இலகுவாக அடையக்கூடியதாக இருத்தல்வேண்டும். 
3. பேணப்படும் நடைமுறையில் இலகுத்தன்மையிருத்தல் வேண்டும். 
4. பாதுகாப்பு இருத்தல் வேண்டும்.
5. சிக்கனம் பேணப்படுதல் வேண்டும்.
6. வேண்டியவிடத்து தேவைக்கேற்ப நெகிழ்ச்சித்தன்மை இருத்தல் வேண்டும். 
7. ஆவணங்களை வைத்திருத்தல் மற்றும் அழித்தல் செயற்பாட்டிற்கான ஏற்ற முறைமையினை வகுத்திருத்தல் வேண்டும்.

சிறப்பான கோவையிடலின் நன்மைகள்

• முகாமைத் தீர்மானங்களை எடுத்தலுக்கும், எதிர்கால நடவடிக்கைகளுக்கும் தேவையான முக்கிய தகவல்களை பெறமுடியும்.
• தேவைப்படும் போது இலகுவாகவும், விரைவாகவும் தகவல்களைப் பெற்றுக்கொள்ளலாம்.
• குறித்த விடயத்தை அறிய வேண்டியவர்கள் இலகுவாக கோவையைப் படித்து அறிந்து கொள்ளலாம்.
• கோவையில் முக்கியமான ஆவணங்கள் மட்டும் பேணுவதற்கு வழியேற்படுகின்றது.